Zorg ervoor dat het probleem waarover gebrainstormd gaat worden helder geformuleerd is. Kijk hier kritisch naar, formuleer het probleem op verschillende manieren en kies de omschrijving uit waar het probleem compleet wordt omschreven. Zorg er daarbij ook voor dat het probleem helder wordt overgebracht op de deelnemers van de brainstorm. Als dit duidelijk is, kan de creatieve mind aangezet worden!
Tijdens deze fase worden er zo veel mogelijk ideeën bedacht. Er kunnen verschillende technieken gebruikt worden om het probleem van verschillende kanten te belichten. Het is ook leuk als er ideeën worden bedacht die niet meteen voor de hand liggen — deze kunnen later toch voor waardevolle inzichten zorgen. Er wordt in deze fase geen oordeel gegeven over de ideeën: alles mag en alles kan, de selectie vindt pas later plaats.
Mindmappen is een voorbeeld van een divergerende brainstormtechniek. Hierbij wordt de probleemstelling midden op een groot papier geschreven of getekend en worden daarna alle associaties hiermee om het probleem heen geschreven of getekend met dunne en dikke lijnen om structuur aan te geven.
Na deze fase begint de oplossing écht ergens op te lijken! Nadat er heel veel ideeën bedacht zijn, is de volgende stap het clusteren hiervan om structuur en overzicht in de chaos aan te brengen. Het handigst hiervoor is om de ideeën te toetsen aan de hand van een aantal criteria — een voorbeeld hiervan is de Creadox, een matrix waarbij ideeën op post-its geschreven en beoordeeld worden op 'originaliteit' en 'uitvoerbaarheid'. De ideeën die het hoogst scoren op beide criteria kunnen verder worden uitgewerkt op een ideeformulier, met onder meer kerngedachte, sterke en zwakke punten en kosten.
Wanneer het meest kansrijke idee bekend is, kan dit worden uitgewerkt en kan er een plan geschreven worden om de oplossing te implementeren in het bedrijf.
Een goede voorbereiding is het halve werk! Formuleer een duidelijke startvraag en maak een draaiboek met de technieken die je gaat gebruiken. Zo is vooraf vastgesteld hoe de ideeën gegenereerd en geclusterd worden en zal de sessie niet snel stilvallen. Zorg tenslotte voor voldoende materiaal zoals stiften, pennen, post-its, een whiteboard en papieren — en last but not least: een inspirerende ruimte. Be creative!
Naast inhoudelijke voorbereiding zijn ook de omgeving en middelen belangrijk. Kies bij voorkeur een locatie buiten het bedrijf, zodat je niet gestoord wordt en volledige aandacht hebt voor de probleemstelling. Zorg dat er op locatie voldoende pennen, stiften, post-its, kladblokjes en flipovers aanwezig zijn — en uiteraard mogen wifi en goede presentatiemogelijkheden niet ontbreken. Bij Indoor Skydive Roosendaal krijg je de mogelijkheid om met het hele team te brainstormen: de Skybox biedt goede faciliteiten en is zo ingericht dat je je even in een andere omgeving bevindt.
Overval de deelnemers niet meteen met de startvraag. Begin daarom met een opwarmoefening om een ontspannen en open sfeer te creëren, zoals een kettingassociatie: begin met een willekeurig woord en verbind dit steeds met een woord dat je ermee associeert. De deelnemers zullen hierdoor meer 'out of the box' denken zodra het brainstormen begint! Ook brainstormen in een inspirerende omgeving doet wonderen.
Kies alleen deelnemers die echt betrokken zijn bij het vraagstuk en die inhoudelijk een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Met een hele grote groep komen er ongetwijfeld veel ideeën op tafel, maar of je er echt iets aan hebt is dan de vraag. Input van 1 of 2 buitenstaanders kan zorgen voor een frisse blik. Een groepsgrootte van tussen de 5 en 10 personen is perfect voor een effectieve brainstormsessie!
Nadat er tijdens het divergeren een hele hoop creatieve ideeën gegenereerd zijn, is het belangrijk om weer even ruimte te maken in de hoofden van de deelnemers. Brainstormen is een intensieve activiteit die veel energie kost — ga er daarom even tussenuit! Een luchtje scheppen en krachtig brainfood doen wonderen. Na een time-out is iedereen weer scherp en kunnen er vervolgplannen gemaakt worden voor de gekozen oplossing.