icon-facebook icon-instagram icon-linkedin icon-twitter icon-youtube icon-people icon-speaker Google review
Scroll downhill
Thuis werken

Even wennen: Plots ontmoeten collega’s elkaar via een virtuele werkplek.

Wereld op de kop, Nederland op de kop, opeens moesten al mijn collega's hun werkplek op kantoor inruilen voor een werkplek bij hen thuis. Normaal gesproken werken wij daar waar 'the magic happens'. We doen een deur open en zien onze gasten genieten als ze de pistes af racen, een heerlijk apfelstrudel bestellen, gaan klimmen in ons klimpark of nog één extra bitterbal pakken tijdens de après ski.

Veel collega's werken direct voor onze gast. En als we de deuren moeten sluiten, vervallen hun werkzaamheden bijna direct. Voor onze commerciële teams breekt er juist een tijd aan van extra werk, op een heel andere werkwijze. Wij hebben in een korte tijd enkele oplossingen moeten vinden voor het inrichten van een virtuele werkplek voor de werknemers waar dat op van toepassing was.

De reden is natuurlijk alles behalve positief. We delen graag onze zoektocht naar het 'werkbare'. Misschien is het herkenbaar, misschien heb je tips voor ons, misschien heb je er wat aan.

Wij hebben samen met de hulp van onze ICT afdeling in een razend tempo een virtuele werkplek ontwikkeld. Wij hebben onder andere gebruik gemaakt van Microsoft Teams waar we ontdekten dat het een bijna ‘alles combinerende werktool’ is.

(leuk weetje: Microsoft geeft hun zakelijke thuiswerksoftware tijdelijk gratis weg vanwege het coronavirus). Teams is een op chat gebaseerde 'samenwerkingshub' om te vergaderen, bellen, chatten en bestanden te delen. Via Teams is het namelijk heel eenvoudig om samen te werken aan documenten, om met collega's te chatten en online te vergaderen. Eenmaal in de meeting kan je als deelnemer eenvoudig praten, je scherm delen, video aanzetten zodat je zelf zichtbaar bent, bestanden delen en chatten. Op deze manier kan het werk door blijven gaan, zonder verlies van productiviteit of kwaliteit. Het werkt bovendien op elk type device.

Onze dag of weekstart vindt bij ons nog steeds gewoon plaats, maar dan vanuit de huiskamers van onze collega's. Bijkomende handigheid is dat collega’s die normaal niet fysiek naar een meeting zouden komen nu wel even kunnen aanhaken als luisteraar bijvoorbeeld. Zij krijgen de info wel mee maar werken gewoon door. Als teams op afstand met elkaar gaan werken, samenwerken en communiceren, is het belangrijk om met elkaar heldere afspraken te maken over ieders beschikbaar- en bereikbaarheid. Ga vooral niet micromanagen, maar stuur op output. Daarmee bedoel ik dat het voldoende is om met elkaar vast te stellen wat acceptabele respons-, afhandel- en doorlooptijden zijn. In de tools Teams deel je documenten maar kun je ook elkaars takenlijsten en voortgang gewoon zien. Hou alles zo transparant mogelijk voor je eigen teams maar zeker in een tijd als deze belangrijk dat je directie alles mee kan volgen.

Spreek samen ook over zaken als efficiënt thuiswerken zoals genoeg afwisselen in de projecten waar je aan werkt, zorgen voor genoeg momenten dat je even bij je pc vandaan loopt. Want 8 uur op die ene stoel met enkel dat scherm voor je neus kan op den duur nooit meer productief zijn. Geef als manager zelf het goede voorbeeld, communiceer er proactief over én wees open over je eigen eventuele worstelingen met thuiswerken.

Het is een hele omschakeling maar als je de positiviteit er in kan houden en samen kan werken aan de doelstellingen dan kun je in ieder geval met zijn allen het beste halen uit deze absoluut onvoorspelbare periode.

We kijken uit naar jullie ervaringen en tips!

Succes en sterkte.